Guida per la richiesta della firma digitale remota Aruba
- Servizio rivolto a:
- Docenti
- Personale TA
- Esterni
La firma remota Aruba è una firma digitale, ad uso personale, acquistata dall'Università di Bari e rilasciata gratuitamente al personale:
- Docente strutturato
- Tecnico e amministrativo
- Docente con incarico a tempo determinato (ricercatori, docenti a contratto, cultori della materia) che abbiano necessità di firmare i verbali su esse3 e che siano membro di una COMMISSIONE D'ESAME in cui, oltre al Presidente, NON è presente alcun docente con firma digitale.
Dove utilizzare la firma digitale
La firma digitale remota può essere utilizzata per firmare qualsiasi tipo di file digitale (docx, pptx, xlsx, jpg ecc.)
Nello specifico la firma digitale remota Aruba può essere usata per firmare i verbali delle commissioni d'esame su Esse3.
Come richiedere la firma digitale
È necessario effettuare il caricamento del proprio documento di riconoscimento in formato digitale (.pdf).
Per i docenti con incarico a tempo determinato le richieste prese in carico verranno comunicate per conoscenza ai coordinatori di dipartimento
I docenti in possesso di firma Infocert possono utilizzarla fino alla sua naturale scadenza
Come effettuare il riconoscimento per il rilascio della firma digitale
Tramite CIE, SPID, TS-CNS
Per effettuare un riconoscimento tramite CIE, SPID, TS-CNS, il richiedente riceverà una email dall'indirizzo comunicazioni@staff.aruba.it, contenente il link per completare l'attivazione.
Cliccando sul link può selezionare la modalità di riconoscimento desiderata, successivamente come riportato nella figura sottostante, prendere visione del modulo di richiesta e delle condizioni generali di fornitura, spuntare le opzioni e cliccare su "Prosegui".
Effettuare l'autenticazione attraverso il metodo selezionato in precedenza (CIE, SPID, TS-CNS).
Il riconoscimento risulterà completato: riceverà tramite email ulteriori indicazioni relative all'attivazione e utilizzo del servizio di Firma.
Tramite applicazione De Visu Aruba con operatore via webcam
Per effettuare un riconoscimento de visu, il richiedente riceverà una email dall'indirizzo noreply_UNIBA@aruba.it, contenente due link, alternativi tra loro, a seconda della modalità di riconoscimento scelta:
La invitiamo a visionare i file allegati e controllare i Suoi dati anagrafici e segnalare eventuali anomalie a info.csi@uniba.it
Durante la registrazione dovrà esibire, in formato originale, il documento dichiarato nel form di richiesta e sarà inoltre necessario avere con sé il Suo smartphone
dalle 10:00 alle 12:00 dal lunedì al venerdì
dalle 14:30 alle 16:30 il lunedì e giovedì
Sarà, inoltre, necessario avere con sè il proprio smartphone al fine di ottimizzare la procedura di ricezione e lettura dei codici che verranno trasmessi in sede di registrazione. Esibire i documenti dichiarati in fase di registrazione in formato originale.
La sessione verrà videoregistrata e conservata da Aruba in modalità protetta e sicura per 20 anni.
Il riconoscimento risulterà completato: riceverà tramite email ulteriori indicazioni relative all'attivazione e utilizzo del servizio di Firma.
Verifica Scadenza firma digitale su Esse3
Per verificare la data di scadenza della firma digitale configurata su Esse3 e' possibile effettuare un test di firma dalla pagina personale del docente, nella sezione didattica.
Il risultato del test riporta i dati del certificato di firma, compresa la data di scadenza.
Software utile per l'utilizzo della firma digitale
Per poter firmare e verificare i documenti è sufficiente un computer, smartphone o tablet collegato ad internet e la il relativo software Aruba sign:
- https://www.pec.it/download-software-driver.aspx (nella relativa pagina di download alla sezione "Software" selezionare "Software di firma Aruba Sign")
- app Android
- app IOS
In alternativa è possibile utilizzare la procedura per firmare i documenti online
La Firma Digitale Remota Aruba si avvale di un sistema di autenticazione a due fattori, ovvero di una password temporanea OTP (One Time Password) utilizzando l'app Aruba OTP disponibile per:
Guide ufficiali per la configurazione della firma digitale remota
Per ulteriori informazioni sulla firma digitale e sul rilascio, l'installazione e l'utilizzo della firma digitale remota Aruba:
- Attivazione con OTP Mobile
- Sostituzione Aruba OTP
- Recupero username
- Recupero password
- Recupero codice utente
Istruzioni per apporre la firma digitale remota
Le modalità di firma più comuni sono:
- CAdES - p7m
Questa modalità consente di firmare qualsiasi tipo di documento (file di testo, fogli di calcolo, file immagine). - PAdES - pdf
Consente di firmare unicamente documenti in formato .pdf apponendo nel file una firma grafica riportante i dati dell'utente.
Fase 1: selezionare il documento
Con il software di Firma Aruba Sign o la procedura online Aruba Sign Online , selezionare il documento elettronico da firmare ed il formato di firma tra quelli disponibili.
Fase 2: apporre la firma
- Aruba Sign - Firmare uno o più file in formato .p7m
- Aruba Sign - Firmare un PDF con firma grafica
- Aruba Sign - Firmare un PDF con firma invisibile
- Se PAdES con firma grafica, individuare la posizione della firma tracciando un rettangolo con il mouse, addattando le dimensioni allo spazio disponibile;
- Inserire il nome utente e la password del proprio account di Firma;
- Inserire il codice OTP generato con l’app Aruba OTP;
A questo punto il file è firmato digitalmente e salvato sul proprio dispositivo nella cartella indicata.
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