Webmail - uso delle regole per organizzare le mail

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La presente guida descrive la modalità per smistare automaticamente la mail in arrivo.

Questa funzionalità non è finalizzata alla gestione delle mail di spam. Per queste è necessario disicriversi dalle mailing list in modo che il flusso di posta in arrivo venga interrotto (e non carcihi il server di posta).

Queste regole sono attive a livello di server e quindi si applicano anche nel caso si utilizzino client diversi dalla Webmail (ad es. Outlook, Gmail, Mail, etc.).

Visualizzare le regole (filtri)

1. Entra con le tue credenziali Uniba su webmail Uniba;
2. Fai clic Impostazioni (simbolo rotella) sul menù nella prima colonna a sinistra;
3. Fai clic su Filtri nella seconda colonna;
4. Al centro compariranno le regole configurate (sia attive che non);
5. A destra comparirà il dettalio della regola seleziona.

Spostare una mail con un determinato contenuto nell'oggetto

In questo esempio viene creata una regola che sposta nella cartella Informo ogni messaggio in arrivo che contiene il testo "[Informo]" nell'oggetto.

Le immagini riportano solo il riquadro più a destra.

1. Cliccare sul icona + per creare una nuova regola;
2. Impostare un titolo significativo;
3. Impostare la regola:
   1. Il campo da verificare è l'oggetto;
   2. Il criterio di verifica è l'operatore "contiene" (la stringa dev'essere all'interno dell'oggetto in qualunque posizione);
   3. La stringa da ricercare è "[Informo]";
4. Impostare l'azione da eseguire:
   1. L'azione è "Sposta il messaggio in";
   2. La cartella è Informo (la cartella deve esistere prima della creazione della regola - vedi guida per creazione cartelle);
5. Salvare.

Spostare una mail in arrivo da un determinato indirizzo

In questo esempio viene creata una regola che sposta nella cartella giustificativi ogni messaggio in arrivo che proviene dalla'indirizzo portaledipendente.noreply@hrgpi.it oppure la cui etichetta contiene il testo "Ufficio Personale".

Poichè ci sono più regole di confronto tra loro esclusivi, è necessario impostare il contesto a "che soddisfa una qualsiasi delle regole seguenti".

Le immagini riportano solo il riquadro più a destra.

1. Cliccare sull'icona + per creare una nuova regola;
2. Impostare un titolo significativo;
3. Impostare la regola:
   1. Il campo da verificare è il mittente;
   2. Il criterio di verifica è l'operatore "è uguale a" (la stringa dev'essere esattamente uguale);
   3. La casella da ricercare è portaledipendente.noreply@hrgpi.it;
   4. Cliccare sull'icona + per aggiungere un'altra regola di confronto;
   5. Il campo da verificare è il mittente;
   6. Il criterio di verifica è l'operatore "contiene" (la stringa dev'essere all'interno del mittente in qualunque posizione);
   7. La stringa da ricercare è "Ufficio Personale";
4. Impostare l'azione da eseguire:
   1. L'azione è "Sposta il messaggio in";
   2. La cartella è giustificativi (la cartella deve esistere prima della creazione della regola - vedi guida per creazione cartelle);
5. Salvare.

Cambiare l'ordine delle regole

Le regole sono verificate dalla prima all'ultima sulle mail in arrivo.

Quando una mail corrisponde ai criteri configurati vengono applicate le azioni corrispondenti.

A volte le regole precedenti non consentono di applicare quelle successive.

In particolare se una regola sposta la mail in una cartella diversa dalla posta in arrivo oppure se c'è uno stop esplicito alla prosecuzione dell'elaborazione, le regole successive non vengono verificate.

Per questo motivo l'ordine di verifica delle regole può essere importante.

Per cambiare l'ordine è sufficiente trascinare la regola nella posizione desiderata.

Altre funzionalità

Di seguito ulteriori caratteristiche sulle quali non si entra nel dettaglio:

Mail oggetto di verifica

Il confronto con le regole viene effettuato sulle mail in arrivo (che normalmente sono inserite nella cartella "Posta in arrivo").

Non è possibile utilizzare come parametri altre cartelle o la posta in uscita.

Regola fuori ufficio

Gli utenti che hanno configurato almeno una volta il messaggio di Fuori ufficio, visualizzaranno la regola corrispondente.

Questa regola va ancora gestita tramite la relativa funzionalità (guida).

Interfaccia

1. Eliminazione di un filtro
   Premendo questa icona verrà eliminata la regola selezionata.
2. Nome del filtro
   In questo campo viene inserito il nome della regola.
   Si consiglia di utilizzare regole parlanti in modo da semplificare la gestione in un secondo tempo.
   Ad es. una regola che sposta le mail in arrivo nella cartella Informo potrà chiamarsi "In informo".
3. Stato del filtro
   Il filtro può essere attivo o non attivo.
4. Contesto del filtro
   Sono disponibili i seguenti contesti:
   • che soddisfa tutte le regole seguenti
     fare attenzione che i criteri non siano mutuamente esclusivi altrimenti la regola non sarà mai verificata
   • che soddisfa una qualsiasi delle regole seguenti
     utile per impostare criteri che si sovrappongono e che corrispondono ad un gruppo di azioni identico
   • tutti i messaggi
     la regola sarà applicata a tutti i messaggi (non si applicano i criteri)

Ulteriori azioni consentite sulle mail (non esaustivo)

Sulle mail che intercettano una regola è possibile operare azioni ulteriori (anche più azioni nella stessa regola).

1. Inoltra messaggio
   Quando la mail corrisponde ai criteri della regola, la mail viene inviata direttamente ad un'altra casella.
   
   ATTENZIONE
   La mail non sarà presente nella casella originaria (viene reindirizzata prima).
   Bisogna attentamente valutare i profili di leggittimità rispetto alla riservatezza delle comunicazioni (il mittente non si aspetta che la mail finisca ad un altro destinatario).
   
   
2. Invia copia a
   Quando la mail corrisponde ai criteri della regola, viene inviata una copia della mail anche ad un'altra casella.
   
   ATTENZIONE
   Bisogna attentamente valutare i profili di leggittimità rispetto alla riservatezza delle comunicazioni (il mittente non si aspetta che la mail finisca ad un altro destinatario).
   
   
3. Rispondi con messaggio
   Quando la mail corrisponde ai criteri della regola, viene generata automaticamente una mail di risposta.
   
   
4. Elimina messaggio
   Quando la mail corrisponde ai criteri della regola, la mail viene direttamente eliminata.
   
   ATTENZIONE
   La mail non sarà presente nella casella originaria (non è presente nemmeno nel cestino).
   La mail non è recuperabile.
   
   
5. Contrassegna messaggio
   Quando la mail corrisponde ai criteri della regola, viene contrassegnata in base alle impostazioni.
   L'uso più comune è impostare automaticamente una mail come letta oppure contrassegnata.